IE ativa, suspensa, baixada ou nula: o que cada situação significa

Um semáforo fiscal

Toda IE tem uma situação cadastral. Pense num semáforo: verde, a empresa opera normalmente; amarelo, há uma pendência que impede operar até ser resolvida; vermelho, a inscrição deixou de existir.

Cada Sefaz usa nomes próprios — habilitada, ativa, suspensa, inapta, baixada, cancelada, nula —, mas dá para agrupá-los assim:

Suspensa ou inapta

A suspensão costuma acontecer por falta de entrega de declarações, endereço não localizado em diligência, irregularidade em sócios ou falta de contador responsável. A empresa continua existindo, mas fica impedida de emitir documentos fiscais.

Baixada ou cancelada

A baixa pode ser pedida pela própria empresa (quando encerra a atividade ou muda para outro estado) ou feita de ofício pela Sefaz, por exemplo quando a empresa some do endereço ou fica muito tempo inativa. Já a nulidade costuma ser aplicada quando a inscrição foi obtida com dados falsos.

Notas fiscais emitidas por empresa com IE baixada ou nula podem ser consideradas inidôneas — e quem comprou pode perder o crédito do ICMS.

O que fazer em cada caso

• Você é o cliente: não aceite nota de fornecedor com IE irregular. Peça a regularização ou troque de fornecedor.
• Você é o fornecedor: confira a IE do cliente antes de faturar; se estiver irregular, a venda pode ter de ser tratada como para não contribuinte.
• A IE é sua: procure o contador e o portal da Sefaz para ver o motivo; normalmente a solução é entregar declarações pendentes ou atualizar o cadastro.

Para conferir rápido, use a consulta pelo CNPJ. Para checar se um número digitado faz sentido, use o validador de IE.